1. Les établissements sont-ils obligés de présenter leurs formulaires 300, Subventions de recherche &endash; état des dépenses, par voie électronique pendant la période actuelle d’établissement des rapports?
Non. Cependant, les organismes subventionnaires souhaitent éliminer graduellement la présentation des formulaires 300 sur support papier et encouragent tous les établissements à utiliser le système de PRDF aussitôt que possible
2. Quand les établissements pourront-ils s’inscrire en vue d’utiliser le système de PRDF?
Les organismes encouragent les établissements à s’inscrire le plus tôt possible. Ces derniers auront ainsi l’occasion de faire l’essai du système et de repérer, le cas échéant, les modifications qu’ils doivent mettre en place pour leur permettre de s’adapter au système de PRDF.
3. Comment les établissements peuvent-ils accéder au système de PRDF?
Pour accéder au système de PRDF, les responsables des finances et les adjoints qu’ils désignent doivent s’inscrire avec le CRSNG.
4. Qu’arrive-t-il si le titulaire d’un compte quitte son poste?
Peut-il céder son nom de compte et son mot de passe à son remplaçant? Lorsqu’une personne quitte son poste, l’établissement doit en aviser l’autorité locale d’enregistrement du CRSNG. Le compte désuet sera désactivé et un nouveau nom de compte et un nouveau mot de passe seront assignés à son remplaçant.
5. Que doit faire l’établissement qui prévoit des obstacles considérables à la mise en oeuvre du système de PRDF?
Nous encourageons les établissements qui prévoient d’importants problèmes de mise en oeuvre à communiquer le plus tôt possible avec l’équipe du projet sur la PRDF pour qu’elle puisse travailler plus étroitement avec lui et l’aider à atteindre l’objectif d’élimination progressive de l’utilisation du formulaire 300 sur support papier.
6. Que doit savoir l’établissement qui a l’intention de présenter des dossiers un par un, au moyen de la page Ajouter un dossier d’un formulaire 300?
Les établissements ne sont pas tenus de respecter les exigences techniques proprement dites du système de PRDF. L’application Web formatera automatiquement les données saisies pour les rendre compatibles avec la base de données du système de PRDF.
7. Que doit savoir l’établissement qui présente ses formulaires 300 au moyen de fichiers par lots?
L’établissement devra demander à ses informaticiens d’élaborer une stratégie de migration des données du système de PRDF. Il devra en effet regrouper ses données au sein d’un ou de plusieurs fichiers comprenant du texte en clair (suffixe « .txt ») ou de fichiers CVS (« .csv »). Chaque dossier (ou « rangée ») du fichier de données correspondra à un octroi, dans un format qui cadre avec les Lignes directrices sur l’organisation du fichier de données du PRDF qui se trouvent au menu de gauche dans la page Menu Principal du système de PRDF.
8. Un établissement peut-il présenter certains formulaires 300 par voie électronique et d’autres sur support papier?
Non. Il faut choisir la même méthode de présentation pour tous vos formulaires 300. Sans quoi, le processus de saisie de données des organismes subventionnaires serait très difficile à gérer.
9. Si un établissement s’est servi du système de PRDF pour faire approuver et pour présenter ses formulaires 300 aux organismes, et qu’une erreur est décelée dans l’un des formulaires, doit-il envoyer le formulaire corrigé sur support papier?
Non. Les organismes vous demandent de continuer à utiliser le même mode de présentation initial : si le dossier original a été présenté par voie électronique, la version modifiée doit également être présentée par voie électronique.
10. Qu’arrive-t-il si nous présentons nos formulaires 300 après la date limite du 30 juin?
Le CRSNG et le CRSH traitent le transfert des fonds non dépensés dans le Fonds général de recherche (FGR) de l’établissement dans l’ordre où ils reçoivent le rapport derapprochement rempli et tous les formulaires 300. Par conséquent, tout retard dans la présentation des formulaires peut repousser considérablement l’approbation des transferts. Il faut noter qu’aucune somme ne peut être transférée au FGR sans l’approbation préalable de l’organisme.
11. Un établissement peut-il modifier un formulaire 300 déjà approuvé?
Oui. Lorsqu’un établissement souhaite modifier un formulaire 300, il doit le faire approuver de nouveau par le titulaire de la subvention et par le responsable des finances. Si unétablissement apporte des modifications à un formulaire 300 après la date limite du 30 juin, il doit en aviser les organismes le plus tôt possible.
12. Si un établissement modifie un formulaire 300 existant et présente la version modifiée après la date limite du 30 juin sans en informer l’organisme, que se passera-t-il?
L’organisme conservera la dernière version présentée par l’établissement.
13. Comment le chercheur donne-t-il son approbation une fois que l’établissement décide de présenter les formulaires 300 par voie électronique?
L’établissement peut, s’il le désire, opter pour une méthode d’approbation électronique par le chercheur. Chaque chercheur doit alors approuver son formulaire 300 en ligne. Le responsable des finances peut ensuite approuver le formulaire au nom de l’établissement. Si l’établissement opte pour une solution hybride nécessitant la signature sur papier des chercheurs, le responsable des finances doit alors approuver le formulaire 300 par voie électronique au nom du chercheur et de l’établissement. Dans un tel cas, l’approbation « au nom du chercheur » indique à l’organisme subventionnaire que le chercheur a signé un formulaire 300 sur papier au lieu de l’approuver en ligne; le responsable des finances doits’assurer que l’établissement conserve en dossier un exemplaire du formulaire 300 signé parle titulaire de la subvention.
14. Un établissement peut-il présenter ses formulaires 300 relatifs à une chaire de recherche du Canada au moyen du système de PRDF?
Oui. Le CRSH fournira un NIC/NIP pour la chaire en question pour faciliter la présentation du formulaire.
15. Un établissement peut-il présenter ses formulaires 300 relatifs à des subventions institutionnelles au moyen du système de PRDF?
Oui. Veuillez contacter le CRSH au (613) 996-0276 pour obtenir plus de détails.
16. Un établissement peut-il présenter ses formulaires 300 relatifs à une subvention multiinstitutionnelle au moyen du système de PRDF?
Oui. Toutefois, comme la version actuelle du système de PRDF ne prend pas en charge directement les subventions multi-institutionnelles, l’établissement d’accueil doit calculer le total des dépenses et inscrire le résultat sur un seul formulaire 300. Le formulaire 300 consolidé peut être saisi au moyen de la page « Ajouter un dossier d’un formulaire 300 », ou téléchargé sous forme de fichier en lots comme n’importe quel autre dossier de formulaire 300. L’approbation du chercheur sera fournie par le chercheur principal de l’établissement d’accueil.
17. Le responsable des finances a téléchargé le formulaire 300 d’un chercheur dans le système de PRDF. Toutefois, lorsque le chercheur tente de lier le formulaire 300 à son compte, le système de PRDF lui signale qu’il n’existe aucun document correspondant.Pourquoi est-il impossible d’établir un lien entre le formulaire 300 et le compte duchercheur?
Les renseignements fournis par le chercheur ne sont probablement pas identiques aux renseignements que le responsable des finances a téléchargés dans le système de PRDF. Les différences subtiles passent facilement inaperçues. Par exemple, un seul chiffre peut différer dans le NIC/NIP ou le chercheur peut avoir inscrit 02 pour indiquer l’année de concours dans le numéro de subvention, tandis que le responsable des finances a inscrit 2002. Les valeurs doivent être identiques.
18. Pourquoi le système de PRDF attribue-t-il un astérisque (*) à certains numéros de subvention et à d’autres pas?
Dans le système de PRDF, la partie correspondant au programme du numéro de subvention du CRSNG est facultative. Si le responsable des finances n’a pas indiqué le code de programme au moment de télécharger le formulaire 300, le système de PRDF affichera un astérisque à la place du code de programme. Par exemple, RGPIN/123456-2004 représente un numéro de subvention comprenant un code de programme, tandis que */123456-2004 représente un numéro de subvention sans code de programme.
19. Les établissements peuvent-ils faire état dans le système de PRDF des dépenses imputées au Fonds général de recherche (FGR) pour les subventions du CRSNG et du CRSH?
Oui. Les établissements peuvent présenter un formulaire 300 pour les dépenses imputées au FGR pour chaque organisme subventionnaire au cours d’un exercice donné. Un numéro de subvention particulier indique que le formulaire 300 se rapporte au FGR. Dans le cas du CRSNG, le numéro de subvention se compose du code de programme GRF, du numéro d’identification de subvention 0 et de l’exercice en question. Dans le cas du CRSH, le numéro de subvention se compose du code de programme 000, du numéro d’identification de subvention 0 et de l’exercice en question.
Exemple dans le cas du CRSNG : GRF/0-2004
Exemple dans le cas du CRSH : 000-2004-0
20. En cas de problème technique, à qui faut-il s’adresser?
Veuillez communiquer avec le Service de dépannage des services électroniques
21. À qui faut-il s’adresser pour obtenir des renseignements sur des questions financières?
Veuillez consulter la section Soutien Finances.